Desafio:

A Secretaria da Fazenda do Estado do Maranhão contratou a Engineering, multinacional italiana especializada em transformação digital, para desenvolver uma solução web para o seu Processo Administrativo Fiscal (PAF).

Até então, o PAF da secretaria era realizado por meio de um sistema interno restrito ao uso dos servidores no ambiente de trabalho. Por ele não estar na web, os processos — como ciências dos termos de início de fiscalização e autos de infrações — precisavam ser manuais e presenciais.

Além disso, documentos como autos de infrações e provas materiais tinham que ser impressos, gerando um gasto grande com papel e toners de impressoras para formação de processos que, posteriormente, tinham que ser levados aos contribuintes para a sua ciência, aumentando a morosidade e o custo.

Solução:

Com a implantação da solução, o uso de papel foi reduzido em 100% e a ciência de uma notificação, que demorava uma média de 50 dias, agora não passa de 15 dias.

A maioria delas, no entanto, está sendo visualizada quando o contribuinte lê a mensagem no seu respectivo Domicílio Tributário Eletrônico (DTE), o que ocorre em horas e, às vezes, minutos depois do envio da notificação pela Sefaz.

O PAF-e desenvolvido pela Engineering passou a gerenciar todo o fluxo de trabalho da secretaria.

Ele vai desde a ação fiscal, na qual ocorre a execução da ordem de serviço, passando pela análise fiscal com possível lavratura do auto de infração, até o final do processo contencioso em suas instâncias, assim como todas as requisições tributárias.

Assim, o sistema permite aos auditores e contribuintes abrirem e acompanharem digitalmente todo o ciclo de vida dos processos, sendo notificados por serviço de mensagens Domicílio Tributário Eletrônico (DTE).

O sistema é dividido em três módulos:

O primeiro, direcionado à ação fiscal dos auditores, contempla o recebimento de uma ordem de serviço para que seja feita uma ação de fiscalização a um contribuinte. Ao final, é gerado um termo de fiscalização e, caso haja irregularidades, automaticamente é criado um Auto de Infração ou expedição de Notificação de Lançamento de Débitos.

Já o segundo módulo, contencioso, contempla o processo cujo contribuinte autuado entra com recurso de impugnação. Aqui são tratadas as contestações referentes às irregularidades apontadas nas ações fiscais.

O processo de julgamento passa pela primeira e segunda instâncias, assim como pelo Tribunal Pleno e é realizado por meio de sessão virtual, o que elimina a necessidade de os auditores estarem presentes na Sefaz.

Resultados:

Com o processo on-line, houve uma redução de 70% no número de ausências de auditores em sessões de julgamento.

Por fim, o módulo de solicitação tributária é direcionado aos procedimentos que podem ser abertos pelo contribuinte para restituição de tributos, ressarcimento, homologação e transferência de créditos ou denúncia espontânea de débitos.

Com este recurso, o contribuinte não precisa mais ir até uma unidade da Sefaz para abrir ou acompanhar um processo, basta acessar o site e verificar as decisões tomadas.

A Sefaz-MA ganhou maior segurança das informações, porque a solução é integrada com outros sistemas da secretaria, ou seja, não gera duplicação ou dados desatualizados e inconsistentes. Além disso, algumas informações são acessadas somente para consulta, sem o risco de alterações indevidas de informações.

A transformação digital oferecida aos contribuintes do Maranhão trouxe inovação tecnológica, como o PAF-e, que não só aprimorou o sistema como também contribuiu para que o estado mantivesse um nível de receita, assegurando os recursos orçamentários para o atendimento das políticas públicas.

Veículo Portal Baguete: http://bit.ly/case_sefaz

Sobre a SEFAZ

Sefaz – Secretaria de Estado da Fazenda, é um órgão vinculado ao Ministério da Fazenda. A Sefaz é uma das principais responsáveis por arrecadar o dinheiro que paga os serviços estaduais, como a manutenção das Polícias Militar e Civil.

Sobre a Engineering

Companhia Global Especializada em Transformação Digital, presente na Europa, América do Norte e América Latina. Com mais de 40 anos no mercado, contribuímos para modernização do mundo em que vivemos e trabalhamos, combinando novas tecnologias, metodologias e mindset, com capacidade de interpretar novos modelos de negócios para gerar valor contínuo para os nossos clientes, em termo de eficiência, agilidade e inovação.